Bảo hành điện tử là gì? Phương thức giúp giảm chi phí Bảo hành

Bảo hành điện tử mang lại sự tiện lợi cho người tiêu dùng khi loại bỏ nhu cầu giữ giấy tờ bảo hành truyền thống, giúp tra cứu và sử dụng dịch vụ bảo hành dễ dàng.

Đối với doanh nghiệp, hình thức này tự động hóa quy trình bảo hành, giảm nhân sự, cắt giảm chi phí và gia tăng doanh thu nhờ nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín thương hiệu.

Đây là giải pháp hiệu quả, tối ưu cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Bảo hành điện tử là gì?

Bảo hành điện tử là phương thức bảo hành mới được ứng dụng chuyển đổi số vào dịch vụ bảo hành của Doanh nghiệp. Giúp DN tự động hóa quy trình bảo hành, tiết kiệm chi phí và gia tăng doanh thu.

Cách thức hoạt động của bảo  hành điện tử giúp tự động hóa quy trình bảo hành

• Đăng ký và kích hoạt bảo hành điện tử: Sau khi mua sản phẩm, người tiêu dùng thực hiện kích hoạt bảo hành điện tử thông qua các phương thức Nhắn tin SMS, quét mã QR Code, kích hoạt bảo hành điện tử thông qu website
• Xác nhận thông tin bảo hành: Sau khi tiến hành kích hoạt bảo hành điện tử, hệ thống sẽ tự động xác minh và trả về thông báo bảo hành thông qua SMS hoặc Zalo OA bao gồm các thông tin liên quan đến SP và chế độ bảo hành
• Kiểm tra thời hạn  bảo hành: : Người tiêu dùng có thể tra cứu thời hạn bảo hành còn lại trực tiếp trên website hoặc ứng dụng di động của doanh nghiệp.
• Gửi yêu cầu bảo hành: Khi sản phẩm gặp sự cố, người tiêu dùng gửi yêu cầu bảo hành trực tiếp trên website bảo hành. Thông tin sẽ được gửi đến bộ phận tiếp nhận và xử lý yêu cầu của doanh nghiệp

Lợi ích của bảo hành điện tử khi ứng dụng vào thực tế

Cách thức hoạt động của bảo  hành điện tử giúp tự động hóa quy trình bảo hành

• Đăng ký và kích hoạt bảo hành điện tử: Sau khi mua sản phẩm, người tiêu dùng thực hiện kích hoạt bảo hành điện tử thông qua các phương thức Nhắn tin SMS, quét mã QR Code, kích hoạt bảo hành điện tử thông qu website
• Xác nhận thông tin bảo hành: Sau khi tiến hành kích hoạt bảo hành điện tử, hệ thống sẽ tự động xác minh và trả về thông báo bảo hành thông qua SMS hoặc Zalo OA bao gồm các thông tin liên quan đến SP và chế độ bảo hành
• Kiểm tra thời hạn  bảo hành: : Người tiêu dùng có thể tra cứu thời hạn bảo hành còn lại trực tiếp trên website hoặc ứng dụng di động của doanh nghiệp.
• Gửi yêu cầu bảo hành: Khi sản phẩm gặp sự cố, người tiêu dùng gửi yêu cầu bảo hành trực tiếp trên website bảo hành. Thông tin sẽ được gửi đến bộ phận tiếp nhận và xử lý yêu cầu của doanh nghiệp.

Vì sao nên chọn bảo hành điện tử?

Một vấn đề thực tế mà nhiều người tiêu dùng và doanh nghiệp đang đối mặt là trước đây, tem bảo hành và phiếu bảo hành giấy là những tài liệu quan trọng để làm căn cứ và xác minh quyền lợi bảo hành của khách hàng.

Tuy nhiên, chúng cũng gây ra không ít rắc rối khi khách hàng vô tình làm mất hoặc hỏng những giấy tờ này.

Bạn có thể tham khảo vấn đề này qua bài viết của báo Tuổi Trẻ về thực trạng này.

Chính vì lý do này mà bảo hành điện tử được triển khai như một giải pháp thay thế.

Với việc áp dụng Bảo hành điện tử cho sản phẩm, thông tin kích hoạt bảo hành sẽ được lưu trên cơ sở dữ liệu, bao gồm:

• Thông tin khách hàng
• Thông tin sản phẩm
• Thời hạn bảo hành còn lại
• Và các thông tin khác theo đặc thù của từng sản phẩm

Nhờ vào đó tạo tiền đề cho việc tra cứu một cách dễ dàng, chính xác và thuận tiện không bị giới hạn về mặt địa lý và thời gian.

Với các sản phẩm có triển khai bảo hành điện tử sẽ có tem bảo hành điện tử được dán kèm. Trên tem thể hiện rõ phương thức để kích hoạt bảo hành

Người tiêu dùng cuối thực hiện kích hoạt bảo hành điện tử

Sau khi phân loại, cập nhật thông tin lên phần mềm và dán tem (nếu có) cho tất cả sản phẩm của công ty.

Sản phẩm đã sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, khách hàng là người tiêu dùng cuối sau khi mua hàng có thể sử dụng các hình thức dưới đây để kích hoạt bảo hành:

Hiện tại BlueData cung cấp 3 phương thức kích hoạt bảo hành

(Click vào Link để tìm hiểu chi tiết về đặc điểm của từng phương thức)

• Nhắn tin SMS

• Quét mã QR bảo hành

• Kích hoạt qua Website bảo hành

Sau khi kích hoạt bảo hành điện thành công, thông tin bảo hành sẽ được lưu trữ trong phần mềm bảo hành và lưu theo thông tin cá nhân khách hàng kích hoạt.

Sau khi thực hiện đầy đủ các chức năng, hệ thống tự động kiểm tra dữ liệu do khách hàng nhập và thông báo thông tin bảo hành về cho khách hàng, các thông tin được gửi về bằng các hình thức như sau:

• Thông tin tin nhắn SMS
• Gửi email thông báo
• Link website kiểm tra thời gian bảo hành
• Số điện thoại liên hệ hỗ trợ
• Form báo lỗi, hỗ trợ sửa chữa…
• Danh sách Trạm bảo hành trên toàn quốc

Người tiêu dùng thực hiện tra cứu thời hạn bảo hành sản phẩm còn lại trên trực tiếp trên website bảo hành của doanh nghiệp (BlueData cấu hình website bảo hành miễn phí theo kho giao diện có sẵn).

Chỉ với 2 thao tác đơn giản, giải quyết được nhiều vấn đề:

• Người tiêu dùng chủ động kiểm tra thông tin bảo hành của sản phẩm cũng như quản lý các thông tin khác trên điện thoại, email…
• Doanh nghiệp lưu trữ được thông tin khách hàng: số điện thoại, tin nhắn, họ tên, địa chỉ, đại lý, sản phẩm và lịch sử mua hàng, lịch sử bảo hành của khách hàng.
• Chủ động thiết kế các chương trình chăm sóc khách hàng, tiếp thị, bán hàng dựa trên thông tin chính xác đã thu được.

Các thành phần tham gia trong hệ thống bảo hành điện tử

Phương thức này là sự kết hợp của “Bộ đôi” không thể tách rời là Tem bảo hành điện tử và Phần mềm bảo hành điện tử, mỗi bên đóng đảm nhiệm một vai trò khác nhau và liên kết tạo thành một phương thức bảo hành điện tử.

• Tem bảo hành điện tử: Khi người dùng sử dụng tem (kích hoạt bảo hành), thông tin sẽ được gửi đến phần mềm bảo hành điện tử để kích hoạt bảo hành và ghi nhận thông tin vào hệ thống.  >> Xem thêm các mẫu Tem bảo hành điện tử.
• Phần mềm bảo hành điện tử: Quản lý, lưu trữ và tiếp nhận các dữ liệu trong dịch vụ bảo hành. >> Chi tiết các chức năng của Phầnn mềm bảo hành điện tử
• Ngoài ra còn có thêm Website bảo hành, cung cấp các tính năng tra cứu, gửi yêu cầu bảo hành, liên hệ hỗ trợ bảo hành -> Cung cấp phương thức trao đổi trực tiếp giữa người tiêu dùng và doanh nghiệp (bộ phận đảm nhiệm dịch vụ bảo hành).

Bảo hành điện tử giúp tối ưu công tác quản lý bảo hành

Bảo hành điện tử mang đến một khả năng quản lý dữ liệu bảo hành tập trung.

Thông quan phần mềm bảo hành tất cả thông tin về sản phẩm, khách hàng, lịch sử bảo hành đều được lưu trữ trên hệ thống, giúp dễ dàng truy xuất và quản lý.

Tra cứu và xem các chi tiết liên quan đến sản phẩm đã được kích hoạt bảo hành thành công (Xem ảnh bên dưới).

Quản lý, truy xuất dữ liệu khách hàng đã mua sản phẩm và kích hoạt bảo hành. (Xem ảnh bên dưới)

Điều này loại bỏ đi các khó khăn khi quản lý thủ công như:

• Dễ xảy ra sai sót: Dữ liệu bị thất lạc, trùng lặp, khó truy xuất.
• Mất thời gian: Tìm kiếm thông tin bảo hành lâu, gây chậm trễ trong quá trình xử lý.
• Khó khăn trong việc phân tích dữ liệu: Không có báo cáo thống kê chi tiết để đưa ra quyết định kinh doanh.

Phần mềm bảo hành điện tử ra đời nhằm giải quyết những vấn đề trên, mang đến hiệu quả cao trong việc quản lý dữ liệu bảo hành.

Đại lý và Trung tâm Bảo hành ủy quyền sử dụng hệ thống như thế nào?

Triển khai phần mềm Bảo hành điện tử trên toàn hệ thống của doanh nghiệp, bao gồm: đối tác, đại lý, kỹ thuật và nhân viên đều có thể sử dụng được với tài khoản được cấp.Các đối tác, thành viên được cấp tài khoản và phân quyền thì có thể sử dụng các chức năng như:

• Đăng ký, đăng nhập và thay đổi các thông tin
• Hỗ trợ kích hoạt bảo hành hàng loạt, gia hạn bảo hành, đảo bảo hành…
• Quản lý thông báo, nhận yêu cầu từ tổng đài, Hãng…
• Quản lý thông tin sản phẩm
• Lịch bảo hành, bảo trì.
• Quản lý sửa chữa bảo hành cho khách hàng tại các trạm
• Đặt hàng, doanh thu, công nợ.
• Quản lý thông tin khách hàng
• Báo cáo – Thống kê

Các hạng mục chức năng của các thành viên bên trong hệ thống được Admin quản lý và phân quyền. Dữ liệu sẽ tập trung về Công ty giúp kiểm soát và hỗ trợ khách hàng tốt nhất.

Đơn vị và Chi phí triển khai bảo hành điện tử

BlueData triển khai giải pháp Bảo hành điện tử cho Doanh nghiệp với mục tiêu là giảm chi phí hiệu quả bằng phương pháp bảo hành trực tuyến thay thế cho phương pháp bảo hành thông thường bằng giấy hay thẻ bảo hành, với các công nghệ như: đăng ký trên website, nhắn tin SMS kích hoạt, quét mã QR Code, tem bảo hành điện tử hoặc bằng ứng dụng bảo hành trên di động.

Đồng thời Bảo hành điện tử cũng là phương thức giúp Doanh nghiệp tăng doanh thu bằng các chương trình loyalty tích hợp như tặng thời gian, thưởng tiền, tích điểm, hợp tác với kỹ thuật, đại lý… Có tích hợp các công cụ như tin nhắn, Zalo OA để tự động gửi tin nhắn chương trình. Người tiêu dùng và Đại lý đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt vòng đời sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

BlueData là đơn vị đi đầu trong dịch vụ cung ứng và tư vấn triển khai bảo hành điện tử cho các doanh nghiệp.

Các gói của chúng tôi đáp ứng cho đa dạng các đối tượng như: Doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, Các doanh nghiệp OEM sản xuất hoặc Các hộ kinh doanh,v.v…