Phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code
Phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code
Phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code là hệ thống sử dụng mã QR để lưu trữ và quản lý thông tin của tài liệu. Mỗi tài liệu sẽ được gắn một mã QR duy nhất, khi quét mã này bằng Zalo hoặc camera trên điện thoại, người dùng sẽ có thể truy cập được thông tin của tài liệu như nội dung, vị trí lưu trữ,…
Lợi ích khi quản lý tài liệu bằng QR code
Truy cập nhanh chóng
Người dùng chỉ cần sử dụng camera trên điện thoại hoặc Zalo để quét mã là có thể truy xuất thông tin tài liệu ngay lập tức.
Giảm chi phí in ấn
Khi quản lý tài liệu bằng QR Code, doanh nghiệp sẽ giảm nhu cầu lưu trữ tài liệu giấy, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn.
Tối ưu hóa quy trình quản lý
Tất cả tài liệu của doanh nghiệp được quản lý tập trung bằng hệ thống quản lý, dễ dàng theo dõi và cập nhật.
Tăng cường bảo mật
Mã QR Code có thể được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu. Chỉ có những người được cấp quyền mới có thể truy cập được tài liệu. Điều này giúp ngăn chặn những truy cập trái phép.
Các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code
Số hóa đa dạng thông tin với nhiều định dạng
Không giống với Barcode, QR code có khả năng lưu trữ rất lớn và linh hoạt hơn rất nhiều. Chúng có thể mã hóa nhiều loại tệp bao gồm:
- Văn bản Word
- Bảng tính Excel
- PowerPoint
- Các định dạng ảnh phổ biến như JPEG, PNG, GIF…
- Âm thanh dưới định dạng MP3, WAV, OGG…
- Video dưới định dạng MP4, AVI, MOV…
- …
Phân loại và sắp xếp tài liệu
Phần mềm cho phép người dùng tạo danh mục theo chủ đề, phòng ban để phân loại tài liệu trực quan hơn.
Mỗi tài liệu được gắn thẻ với các từ khóa liên quan, giúp việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng.
Chỉnh sửa và cập nhật các tài liệu
Khi tài liệu cần thay đổi thông tin, người dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa và cập nhật lại mà không cần tạo lại mã QR mới.
Theo dõi lịch sử truy cập tài liệu
Phần mềm cho phép người quản trị xem báo cáo chi tiết về lượt truy cập tài liệu, giúp đánh giá mức độ sử dụng và phát hiện các hoạt động bất thường.
Tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu
Mỗi tài liệu sẽ được gán một mã QR Code duy nhất, lưu trữ thông tin về nội dung, vị trí tài liệu. Khi cần truy xuất vị trí, người dùng chỉ cần nhập tên hoặc số tài liệu lên trên hệ thống.
Quy trình quản lý tài liệu bằng mã QR Code
Đối với tài liệu điện tử
- Nhân viên tải file tài liệu lên phần mềm. Phân tài liệu vào thư mục phù hợp.
- Tạo mã QR cho từng tài liệu.
- Lưu trữ và theo dõi.
Đối với tài liệu giấy
- Nhân viên khai báo thông tin tài liệu lên phần mềm quản lý (Mã tài liệu, tên tài liệu, kho lưu trữ…).
- Tạo mã QR cho từng tài liệu.
- Tiến hành in mã QR và dán lên tệp tài liệu.
- Lưu trữ tài liệu tại kho, kệ lưu trữ.
>>>> File mô tả quản lý tài liệu bằng QR Code: Xem
Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code
Với nhiều năm cung cấp giải pháp phần mềm cho nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ, BlueData là đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ mã QR Code vào quản lý văn phòng.
BlueData tự hào là nhà cung cấp phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay. Chúng tôi cam kết:
- Hệ thống tự phát triển không qua bên thứ 3
- Cấu hình chức năng theo yêu cầu
- Tuân thủ chính sách bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt, bảo vệ thông tin doanh nghiệp
- Hỗ trợ 24/7
